Términos y condiciones

1. Objeto y aceptación

Estos términos regulan el acceso y uso del sitio web fastclinica.com y de la plataforma FastClinica, ambos operados por FastOfi Corp S.A.S., NIT 901.031.306-1, con domicilio en ___ (dirección física de notificaciones), Medellín, Antioquia, Colombia.

Al navegar el sitio, solicitar una demostración o usar la plataforma, aceptas estos términos. Si no estás de acuerdo, no uses el servicio.

Estos términos no reemplazan el contrato. Cuando una empresa contrata la plataforma, la relación se rige por el contrato de prestación de servicios y sus anexos —orden de servicio, acuerdo de niveles de servicio y acuerdo de encargo del tratamiento de datos—. En caso de contradicción, prevalece el contrato.

2. Definiciones

• Plataforma: el software de gestión FastClinica, incluidos sus módulos, interfaces y actualizaciones.
• Instancia: el ambiente aislado que se aprovisiona para cada cliente, accesible en su propio subdominio.
• Cliente: la persona jurídica que contrata la plataforma.
• Usuario: la persona natural autorizada por el cliente para acceder a la instancia con credenciales propias.
• Información del cliente: los datos, documentos y registros que el cliente y sus usuarios cargan o generan en la instancia.

3. Uso del sitio web

El contenido del sitio es informativo y puede cambiar sin previo aviso. Las descripciones de funcionalidades, integraciones y alcances normativos son referenciales y no constituyen una oferta comercial vinculante ni una asesoría técnica, jurídica o regulatoria.

No está permitido:

• Usar el sitio para fines ilícitos o que afecten su funcionamiento.
• Extraer contenido de forma automatizada sin autorización escrita.
• Intentar acceder a áreas restringidas o vulnerar medidas de seguridad.
• Suplantar la identidad de otra persona o empresa al diligenciar formularios.

4. Demostraciones y ambientes de prueba

Al solicitar una demostración, se puede habilitar un ambiente de prueba temporal, gratuito y sin obligación de compra, sujeto a verificación previa del correo electrónico.

• El ambiente de prueba se entrega en el estado en que se encuentra, con las limitaciones funcionales y de duración que se informen al habilitarlo.
• No debe usarse con información real de pacientes, empleados o clientes, ni con fórmulas o registros confidenciales. Es un ambiente de evaluación, no de producción.
• La información cargada en un ambiente de prueba puede eliminarse al vencer el período de evaluación, sin obligación de conservarla ni de entregarla.
• FastOfi Corp puede suspender o revocar un ambiente de prueba en cualquier momento, sin que ello genere indemnización.

5. Licencia de uso de la plataforma

FastOfi Corp concede al cliente una licencia de uso no exclusiva, no transferible, no sublicenciable y revocable, limitada al plazo contratado, a los módulos activados y al número de usuarios concurrentes acordado, y destinada exclusivamente a la operación interna del cliente.

La licencia no autoriza a:

• Revender, arrendar o prestar el servicio a terceros.
• Descompilar, desensamblar o realizar ingeniería inversa sobre la plataforma.
• Copiar o reproducir la interfaz, la estructura o la lógica del producto.
• Usar la plataforma para desarrollar un producto competidor.
• Realizar pruebas de seguridad, de carga o de penetración sin autorización escrita previa.

6. Cuentas, credenciales y trazabilidad

Cada usuario debe tener una cuenta individual. Compartir credenciales está prohibido, y no es sólo una regla contractual: la trazabilidad individual —saber qué persona ejecutó cada acción y a qué hora— es una exigencia del sector salud: la historia clínica y sus registros deben poder atribuirse a la persona que los hizo. Una cuenta compartida invalida el registro de auditoría del prestador.

Lo que se limita es el número de usuarios conectados simultáneamente, no el número de personas registradas. El cliente es responsable de la custodia de las credenciales, de la gestión de altas y bajas de usuarios, y de las acciones realizadas desde su instancia.

7. Obligaciones del cliente

• Usar la plataforma conforme a la ley y a estos términos.
• Garantizar la veracidad y la calidad de la información que carga.
• Contar con las autorizaciones necesarias sobre los datos personales que incorpore a la instancia, y con las licencias de terceros que correspondan.
• Designar los roles y permisos de sus usuarios y revisarlos periódicamente.
• Notificar de inmediato cualquier uso no autorizado de su instancia.
• Mantener el equipo, la conectividad y los navegadores dentro de los requisitos técnicos informados.

8. La información del cliente es del cliente

La información cargada o generada en una instancia es y sigue siendo propiedad del cliente. FastOfi Corp la trata únicamente para prestar el servicio, en calidad de encargado del tratamiento, según la política de tratamiento de datos personales y el acuerdo de encargo anexo al contrato.

No usamos la información de un cliente para finalidades propias, no la cruzamos con la de otros clientes y no la utilizamos para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general. Los datos de pacientes reciben además el tratamiento de datos sensibles descrito en la política de datos personales.

9. Qué hace y qué no hace FastClinica

FastClinica es una herramienta de gestión. Soporta la documentación, la trazabilidad y la evidencia que exige la normativa sanitaria, y está diseñada para facilitar el cumplimiento. Pero:

• No otorga ni sustituye la habilitación. La inscripción en el REPS, las condiciones de habilitación y las visitas de verificación recaen sobre el prestador, no sobre el software.
• No realiza trámites ante autoridades. Los reportes, radicaciones y trámites ante las secretarías de salud, el Ministerio de Salud, la ADRES, la Supersalud y las entidades responsables de pago siguen a cargo del prestador.
• No sustituye el juicio clínico ni a ningún rol profesional o de talento humano en salud exigido por la normativa.
• No garantiza el resultado de una visita de verificación ni de una auditoría. Ese resultado depende de los procesos, el personal y las instalaciones del prestador.
• Las referencias normativas del sitio y del producto son orientativas y pueden cambiar; verificar la norma vigente aplicable es responsabilidad del cliente.

10. Funciones de inteligencia artificial

Las funciones de inteligencia artificial de la plataforma, generan sugerencias, alertas y borradores. No diagnostican, no prescriben, no firman y no toman decisiones clínicas ni regulatorias.

Toda decisión requiere la revisión y la firma de una persona autorizada, que asume su responsabilidad profesional. Los resultados generados por estas funciones pueden contener errores u omisiones y deben verificarse antes de usarse. FastOfi Corp no responde por decisiones adoptadas sin esa verificación.

11. Disponibilidad, soporte y mantenimiento

Trabajamos para mantener el servicio disponible de forma continua, pero no garantizamos una operación libre de interrupciones. Los compromisos concretos de disponibilidad, tiempos de respuesta y severidades se pactan en el acuerdo de niveles de servicio anexo al contrato.

Realizamos mantenimientos programados, que anunciamos con antelación razonable y procuramos ejecutar en franjas de bajo impacto, y mantenimientos de emergencia cuando exista un riesgo de seguridad o de pérdida de información.

La suscripción incluye alojamiento, actualizaciones, respaldos automáticos y soporte por los canales publicados. No incluye desarrollos a la medida, integraciones no pactadas ni consultoría regulatoria, que se cotizan aparte.

12. Precios, facturación y vigencia

El modelo comercial se compone de un pago único de puesta en marcha —parametrización, montaje asistido, integraciones y capacitación— y una suscripción periódica según los módulos activados y los usuarios concurrentes contratados. Los valores, la moneda, la periodicidad, los impuestos aplicables y las condiciones de reajuste constan en la cotización y en el contrato.

La activación de módulos o usuarios adicionales modifica la suscripción desde el período siguiente. La mora en el pago puede dar lugar a la suspensión del servicio, previo aviso y en los términos pactados.

13. Propiedad intelectual

La plataforma, su código, su diseño, su documentación, las marcas FastOfi y FastClinica y los demás signos distintivos son propiedad de FastOfi Corp S.A.S. o de sus licenciantes, y están protegidos por la normativa de derecho de autor y propiedad industrial. El contrato no transfiere derecho de propiedad alguno.

Cuando el cliente aporte sugerencias, ideas o retroalimentación sobre el producto, FastOfi Corp podrá incorporarlas al roadmap sin que ello genere derechos de propiedad ni contraprestación a su favor. Esto no afecta la titularidad de la información del cliente, regulada en el numeral 8.

Las marcas de terceros mencionadas en el sitio o en las integraciones pertenecen a sus respectivos titulares y se citan únicamente con fines identificativos.

14. Limitación de responsabilidad

FastOfi Corp responde por el cumplimiento diligente de sus obligaciones contractuales. En la máxima medida permitida por la ley colombiana, y salvo dolo o culpa grave:

• No responde por lucro cesante, pérdida de oportunidad de negocio o daños indirectos.
• No responde por sanciones, multas o hallazgos de autoridades derivados de los procesos, decisiones u omisiones del cliente.
• No responde por la información inexacta o incompleta que el cliente cargue en la plataforma.
• No responde por fallas de conectividad, equipos o servicios de terceros ajenos a su control, ni por eventos de fuerza mayor o caso fortuito.
• Su responsabilidad total acumulada se limita al valor pactado en el contrato para el período correspondiente, en los términos allí definidos.

Nota para revisión jurídica: los límites de responsabilidad deben quedar en el contrato firmado, no sólo en unos términos publicados en el sitio. Una cláusula limitativa que el cliente nunca negoció ni firmó tiene un valor muy reducido en una disputa. Definir con abogado el tope concreto —por ejemplo, el equivalente a un número determinado de meses de suscripción— antes de publicar.

15. Terminación y salida de datos

Cualquiera de las partes puede terminar la relación en los términos y con los preavisos pactados en el contrato. FastOfi Corp puede suspender el servicio de forma inmediata ante un uso que ponga en riesgo la seguridad de la plataforma, la información de otros clientes o el cumplimiento de la ley.

Al terminar, el cliente dispone de un período de ___ días para exportar su información en un formato estructurado de uso común. Vencido ese período, la información se suprime de forma segura, salvo lo que debamos conservar por mandato legal. Los respaldos residuales se eliminan conforme al ciclo de retención definido en nuestras medidas de seguridad.

Esta obligación de entrega es especialmente relevante en manufactura regulada: la historia clínica debe conservarse y custodiarse por los períodos que exige la normativa vigente sobre historia clínica, y esa conservación es responsabilidad del prestador.

16. Régimen de protección al consumidor

La plataforma FastClinica se comercializa entre empresas, para su uso profesional. No obstante, cuando una persona actúe como consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, le son aplicables las garantías, los derechos de información y el derecho de retracto que esa ley reconoce en las ventas realizadas por medios electrónicos.

Peticiones, quejas y reclamos: soporte@fastclinica.com. Respondemos en los plazos legales. Si no quedas conforme, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

17. Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Las partes procurarán resolver directamente cualquier diferencia dentro de los ___ días siguientes a la notificación escrita. De no lograrlo, la controversia se someterá a ___ (definir con abogado: jueces de Medellín, o tribunal de arbitramento del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Medellín).

18. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. La versión vigente y su fecha aparecen al inicio del documento. Cuando el cambio afecte de forma sustancial los derechos u obligaciones de un cliente con contrato activo, se lo comunicaremos por el canal de contacto registrado con antelación razonable a su entrada en vigor.

Versión 2026-08-05 · FastOfi Corp S.A.S. · NIT 901.031.306-1 · legal@fastclinica.com